用 AI 记录员录音・转写

概要#

到活动的开始时间，录音机器人（画面上叫「AI 记录员」，在会议里的显示名是「Bookmi ノートテイカー」）会加入 Zoom・Google Meet・Teams 会议，录音并转写。会议结束后，转写文本写入活动，再用公司默认模板自动生成一份会议纪要候选（草稿），并通知负责人。人只需打开活动，从确认候选开始。

默认关闭，按每场会议打开。录音需要事先告知参会者，所以不会出现「填了会议链接机器人就自己来了」的情况。

能做什么・不做什么#

• 能做什么：加入有会议链接的已计划会议并录音・转写／会后生成会议纪要候选并通知／会议链接或日期时间变更后重新预约。
• 不做什么：不能进入面对面的商谈。机器人自己不能在会议中宣告录音。是否允许录音由各会议的主持人决定。

操作步骤#

1. 给活动填好会议链接（「登记会议链接・生成 Google Meet 链接」），日期时间在未来，状态为「已计划」。先用邀请邮件告知客户会录音。
2. 在活动详情左侧「AI 记录员」卡片，打开 让 AI 记录员加入会议并录音・转写。
3. 距离开始不足 2 小时时立即预约，「状态」显示「已预约」；更早的话，会在开始前 2 小时自动预约。
4. 会议开始时机器人会入会，请由主持人放行（见下方「入会许可」）。
5. 会议中「状态」依次变化，录音时为红色闪烁的「录音中」。
6. 会议结束几分钟后，「状态」变为「转写完成」，「会议纪要」卡片变为「草稿」。负责人会收到会议纪要候选已生成的通知，点开直达活动。
7. 确认候选后点「确定并反映」（「用 AI 抽取会议纪要候选，确认后反映」）。

画面说明#

入会许可#

• Zoom：从等候室放入，并允许录音。
• Google Meet：批准「请求加入」（10 分钟没人批准机器人会离开）。
• Teams：在大厅设置里允许外部参会者。

状态（11 种）#

• 已预约：已预约机器人，到点入会。
• 正在加入：正在进入会议。
• 等待中（等待入会许可）：在等候室・大厅等主持人放行。
• 已入会・尚未录音：已入会，还没开始录音（等待录音许可）。
• 录音中：正在录音（红色闪烁）。
• 会议已结束：会议结束了。
• 处理中：正在生成转写文本。
• 转写完成：转写文本已写入活动，会议纪要候选已生成或正在生成。
• 录音被拒绝：主持人拒绝了录音，下方显示原因。
• 失败：预约・入会・转写某处失败，下方显示原因。
• 已取消：关闭了开关，或因活动取消・删除・状态变化而取消。

其他#

• 开关在有会议链接、活动为已计划・进行中时显示。状态在活动完成后也会保留。
• 改了会议链接或日期时间，只要录音还没开始，就会自动重新预约。活动改为已计划以外、取消或删除时，机器人会被取消。
• 预约失败时显示「失败」和原因。开关保持打开，30 分钟后自动重试。
• 自动抽取失败时（AI 服务不可用・AI 积分不足），转写文本已经在活动上。通知会改为会议转写已完成，请自己点「AI 抽取」。
• 在活动列表里，录音中的会议显示红色「录音中」，已预约的显示「已预约录音」。

常见问题#

• 可以录音吗？：事先告知参会者是礼节（日本的商务习惯，从个人信息的角度也要说明目的）。Zoom 开始录音时会向全员提示，Google Meet・Teams 不会，所以邀请邮件里放了告知文。客户不愿意时请不要打开，会后贴入转写文本即可。
• 卡片根本不显示：这个环境没有配置录音机器人，只能用贴转写文本的方式。没有会议链接或活动已完成时也不显示开关。
• 机器人没进来：Zoom 请确认是否从等候室放行、是否允许录音（会停在「等待中」或变成「录音被拒绝」）；Google Meet 请确认是否批准了加入请求（10 分钟后会离开）；Teams 请确认大厅是否允许外部参会者。
• 打开了开关却没有「状态」：离开始还有 2 小时以上，会在开始前 2 小时预约。
• 会议提前或改期了：改好活动的日期时间和会议链接，会自动重新预约。
• 会议结束了会议纪要却是空的：看通知。如果是会议转写已完成的通知，说明自动抽取没成功，请点「AI 抽取」。如果状态是「失败」且原因是转写文本为空，说明会上没有可识别的发言。
• 费用？：录音・转写目前不另行收费（由 Bookmi 承担）。会后的 AI 抽取消耗 AI 积分。