AI ノートテイカーで録音・文字起こしする

概要#

活動の開始時刻に、録音ボット（画面では「AI ノートテイカー」、会議での表示名は「Bookmi ノートテイカー」）が Zoom・Google Meet・Teams の会議に入り、録音と文字起こしをします。会議が終わると文字起こしが活動に入り、会社の既定のテンプレートで議事録の候補（下書き）を自動で作り、担当者に通知します。人は活動を開いて、候補を確かめるところから始められます。

最初はオフで、会議ごとにオンにします。録音には参加者への事前の告知が必要なので、「会議リンクを入れたら勝手にボットが来る」ことはありません。

できること・しないこと#

• できること：会議リンクのある予定の会議に入室して録音・文字起こしする／会議後に議事録の候補を作り通知する／会議リンクや日時が変わったら予約し直す。
• しないこと：対面の商談には入れません。ボット自身が会議の中で録音を告知することはできません。録音を許可するのは各会議の主催者です。

手順#

1. 活動に会議リンクを入れ（「会議リンクを登録する・Google Meet を発行する」）、日時を未来にし、状態を「予定」にします。先に案内メールでお客様に録音することを伝えます。
2. 活動詳細の左側「AI ノートテイカー」カードで、会議に AI ノートテイカーを参加させて録音・文字起こしする をオンにします。
3. 開始まで 2 時間を切っていれば、すぐに予約されて「状態」が「予約済」になります。それより先なら、開始の 2 時間前に自動で予約されます。
4. 会議が始まるとボットが入室します。主催者が入室を許可してください（下の「入室の許可」）。
5. 会議中は「状態」が変わっていき、録音中は赤く点滅する「録音中」になります。
6. 会議の数分後、「状態」が「文字起こし完了」になり、「議事録」カードが「下書き」になります。担当者に「議事録の候補ができました」と通知が届き、押すと活動が開きます。
7. 候補を確かめて「確定して反映」します（「AI で議事録の候補を出し、確認して反映する」）。

画面の見方#

入室の許可#

• Zoom：待機室から入れ、録音を許可します。
• Google Meet：「参加をリクエスト」を承認します（10 分だれも承認しないとボットは退出します）。
• Teams：ロビーの設定で外部の参加者を許可します。

状態（11 種類）#

• 予約済：ボットを予約しました。時間になると入室します。
• 参加中：会議に入ろうとしています。
• 待機中（入室許可待ち）：待機室・ロビーで主催者の許可を待っています。
• 参加済・録音前：入室しましたが、まだ録音していません（録音の許可待ち）。
• 録音中：録音しています（赤く点滅）。
• 会議終了：会議が終わりました。
• 処理中：文字起こしを作っています。
• 文字起こし完了：文字起こしが活動に入りました。議事録の候補は作成済みか作成中です。
• 録音を拒否されました：主催者が録音を拒否しました。理由が下に出ます。
• 失敗：予約・入室・文字起こしのどこかで失敗しました。理由が下に出ます。
• 取消：スイッチをオフにした、または活動のキャンセル・削除・状態の変更で取り消しました。

そのほか#

• スイッチは、会議リンクがあり、活動が予定・進行中のときに出ます。状態の表示は、活動が完了したあとも残ります。
• 会議リンクや日時を変えたら、録音が始まる前なら自動で予約し直します。活動を予定以外にしたり、キャンセル・削除したりすると、ボットは取り消されます。
• 予約に失敗すると「失敗」と理由が出ます。スイッチはオンのままで、30 分後に自動でやり直します。
• 自動の抽出に失敗したとき（AI サービスが使えない・AI ポイントが足りない）は、文字起こしは活動に入っています。通知は「会議の文字起こしができました」になるので、自分で「AI で抽出」を押してください。
• 活動一覧では、録音中の会議に赤い「録音中」、予約済みの会議に「録音予約済」が付きます。

よくある質問#

• 録音してもいいの？：参加者に事前に告知するのが礼儀です（日本の商習慣で、個人情報の扱いとしても目的を伝えます）。Zoom は録音が始まると全員に表示されますが、Google Meet・Teams は表示されないので、案内メールに告知文を入れています。お客様が望まないときはオンにせず、会議のあとに文字起こしを貼ってください。
• カードが出ない：この環境に録音ボットが設定されていません。その場合は文字起こしを貼る方法だけが使えます。会議リンクが無い、活動が完了している場合もスイッチは出ません。
• ボットが入ってこない：Zoom は待機室から入れたか・録音を許可したか（「待機中」や「録音を拒否されました」で止まります）、Google Meet は参加リクエストを承認したか（10 分で退出します）、Teams はロビーで外部の参加者を許可しているかを確認してください。
• オンにしたのに「状態」が出ない：開始まで 2 時間以上あります。2 時間前に予約されます。
• 会議が早まった・延びた：活動の日時と会議リンクを直せば、自動で予約し直します。
• 会議が終わったのに議事録が空：通知を見てください。「会議の文字起こしができました」なら自動の抽出ができていないので、「AI で抽出」を押します。「失敗」で「文字起こしが空でした」なら、聞き取れる発言がありませんでした。
• 費用は？：録音・文字起こしの費用は、現在ご請求していません（Bookmi が負担しています）。会議後の AI 抽出は AI ポイントを使います。