发送会议邀请邮件

概要#

从活动详情一键生成发给客户的会议邀请邮件。日期时间、所需时间、会议链接（或地点）、议题都已填好，还默认带有一段「可能进行录音和 AI 会议纪要整理」的告知文。邮件从自己的 Gmail（营业邮件）发出，发送前可以随意修改。

能做什么・不做什么#

• 能做什么：打开收件人・主题・正文都已填好的写邮件画面／放入录音告知文／按客户的公司名・姓名加上抬头。
• 不做什么：不会自动发送。文面是固定格式，自己公司习惯的说法请在发送前补上。

操作步骤#

1. 点活动详情右上的 撰写邀请邮件（活动有日期时间时才显示）。
2. 写邮件画面打开。收件人是活动联系人的邮箱（没有的话是空的，请自己填），主题为「【ご案内】10/8(水) 14:00 件名」的形式。
3. 确认正文，按需修改。
4. 点 发送。

画面说明#

正文按下面的顺序生成。收件方是客户，所以不论画面语言，正文都是日文。

• 开头的问候「お世話になっております。」和「下記のとおり「件名」のご案内を申し上げます。」
• ■ 日時：日期时间（填了所需时间时带结束时刻）
• ■ 所要時間：约多少分钟（填了才有）
• ■ 会議リンク：URL（没有链接但有地点时改为「■ 場所」）
• ■ 議題：活动主题
• 录音告知文（大意：为准确记录商谈内容，可能进行录音和 AI 会议纪要整理；不方便的话请事先告知）
• 结尾的问候

常见问题#

• 这封邮件算征得录音同意了吗？：它是事先告知。录音应事先告知，这是日本的商务礼节。Zoom 开始录音时会向所有参加者提示，Google Meet・Teams 则主要靠这段告知。不方便的客户会事先回信。
• 不录音，不需要告知文：发送前删掉即可。即使不用 AI 记录员，告知文也默认在里面。
• 已经生成了 Google Meet 链接，还要发这封吗？：要。Google 不会给客户发邀请。
• 没有这个按钮：活动还没有日期时间，请在「编辑」里填上。
• 发不出去：请在 设置 → 我的邮箱 连接自己的 Gmail（「连接 Gmail 并设置发件地址」）。