让 AI 记录员自动加入已导入的会议

概要#

这是让 AI 记录员自动加入从日历导入的会议的设置。不用每场会议都打开开关，只要有会议链接，机器人就会入会，从录音・转写到会议纪要候选都准备好。

能做什么・不做什么#

• 能做什么：在导入的会议中，对有会议链接、自己是主持人或已接受邀请、且尚未开始的会议，让 AI 记录员自动加入。
• 不做什么：没有会议链接的会议、还没回复的邀请、已拒绝的会议不会加入。对手动创建的活动不起作用（请用每个活动的开关）。不会代替你向客户告知录音。

操作步骤#

1. 在 设置 → Google 日历 的「会议导入」里，先打开 将有外部人员参加的会议导入为活动（「自动把日历里的会议导入为活动」）。
2. 打开 让 AI 记录员自动加入已导入的会议。导入关闭期间不能操作。
3. 用邀请邮件告知客户会录音（「发送会议邀请邮件」）。
4. 会议中由主持人允许机器人入会。会后确认候选并点「确定并反映」。

画面说明#

• 开关下方提示：仅限有会议链接的会议，请通过邀请邮件告知对方会进行录音。
• 这个开关只在配置了录音机器人的环境中显示。
• 只对打开开关之后新导入的会议生效：导入的活动会以「AI 记录员」开关打开的状态生成。
• 不想录音的会议，可以在那条活动的「AI 记录员」里单独关闭。关闭后，下次导入不会再打开。
• 预约时机、「状态」的含义、入会许可、会后通知，都和「用 AI 记录员录音・转写」相同。

常见问题#

• 需要告知录音吗？：需要。事先告知录音是日本的商务礼节，邀请邮件里已经带有告知文。客户不希望录音的会议请不要录。
• Zoom 里机器人进不来：需要主持人从等候室放入并允许录音。
• 没有这个开关：这个环境没有配置录音机器人，或者没有连接 Google 日历。
• 有的会议机器人没来：没有会议链接、还没接受邀请（只是收到了邀请）、会议已经开始了、或者是在打开开关之前就导入的。需要的话，请在活动详情的「AI 记录员」里单独打开。
• 费用？：录音・转写目前不另行收费。会后的 AI 抽取消耗 AI 积分。