取り込んだ会議に AI ノートテイカーを自動で参加させる

概要#

カレンダーから取り込んだ会議に、AI ノートテイカーを自動で参加させる設定です。会議ごとにスイッチを入れなくても、会議リンクがある会議にはボットが入り、録音・文字起こしから議事録の候補まで用意します。

できること・しないこと#

• できること：取り込んだ会議のうち、会議リンクがあり、自分が主催か出席を承諾した、まだ始まっていない会議に AI ノートテイカーを自動で参加させる。
• しないこと：会議リンクが無い会議、返答していない招待、辞退した会議には入りません。手で作った活動には効きません（活動ごとのスイッチを使います）。お客様への録音の告知は代わりにしません。

手順#

1. 設定 → Google カレンダー の「会議の取り込み」で、社外の人が参加する会議を活動として取り込む をオンにしておきます（「カレンダーの会議を自動で活動に取り込む」）。
2. 取り込んだ会議に AI ノートテイカーを自動で参加させる をオンにします。取り込みがオフのあいだは押せません。
3. お客様には案内メールで、録音することを伝えます（「会議の案内メールを送る」）。
4. 会議では主催者がボットの入室を許可します。会議のあとは、候補を確かめて「確定して反映」します。

画面の見方#

• スイッチの下に「会議リンクがある会議だけが対象です。録音の告知は案内メールで行ってください。」と表示されます。
• このスイッチは、録音ボットを設定した環境だけに表示されます。
• オンになるのは、スイッチを入れたあとに新しく取り込んだ会議です。取り込んだ活動の「AI ノートテイカー」のスイッチがオンの状態で作られます。
• 録音しない会議は、その活動の「AI ノートテイカー」で個別にオフにできます。オフにしたものが次の取り込みでオンに戻ることはありません。
• 予約のタイミング、「状態」の見方、入室の許可、会議後の通知は「AI ノートテイカーで録音・文字起こしする」と同じです。

よくある質問#

• 録音の告知は必要？：必要です。録音は事前にお知らせするのが礼儀です（日本の商習慣）。案内メールに告知文が入っています。お客様が望まない会議では録音しないでください。
• Zoom でボットが入れない：主催者が待機室から入れ、録音を許可する必要があります。
• スイッチが無い：この環境に録音ボットが設定されていないか、Google カレンダーを連携していません。
• ボットが来なかった会議がある：会議リンクが無い、まだ出席を承諾していない（招待が届いただけ）、すでに始まっていた、スイッチを入れる前に取り込んでいた、のいずれかです。必要なら活動詳細の「AI ノートテイカー」で個別にオンにしてください。
• 費用は？：録音・文字起こしの費用は、現在ご請求していません。会議後の AI 抽出は AI ポイントを使います。