会議の案内メールを送る

概要#

活動詳細から、お客様あての会議の案内メールを 1 クリックで作ります。日時・所要時間・会議リンク（または場所）・議題が入り、録音と AI による議事録作成の告知文も最初から入っています。送るのは自分の Gmail（営業メール）からで、送る前に自由に直せます。

できること・しないこと#

• できること：宛先・件名・本文を入れた状態でメール作成画面を開く／録音の告知文を入れる／お客様の会社名・氏名から宛名を付ける。
• しないこと：自動では送りません。文面は決まった形なので、自社の言い回しは送る前に書き足してください。

手順#

1. 活動詳細の右上 案内メールを作成 を押します（活動に日時があるときに表示されます）。
2. メール作成画面が開きます。宛先は活動の連絡先のメールアドレス（無ければ空欄なので入力します）、件名は「【ご案内】10/8(水) 14:00 件名」の形です。
3. 本文を確認し、必要に応じて直します。
4. 送信 を押します。

画面の見方#

本文は次の順に入ります。お客様は取引先なので、画面の言語に関係なく日本語です。

• 「お世話になっております。」と、「下記のとおり「件名」のご案内を申し上げます。」
• ■ 日時：2026年10月8日（水）14:00〜15:00（所要時間を入れているときは終わりの時刻も）
• ■ 所要時間：約60分（入れているときだけ）
• ■ 会議リンク：URL（リンクが無く場所があるときは「■ 場所」）
• ■ 議題：件名
• 告知文：「本商談は内容を正確に残すため、録音・AI による議事録作成を行う場合がございます。ご都合が悪い場合は事前にお知らせください。」
• 結びのあいさつ

よくある質問#

• このメールで録音の同意を取ったことになる？：事前の告知です。録音は事前にお知らせするのが礼儀です（日本の商習慣）。Zoom は録音が始まると参加者全員に表示されますが、Google Meet・Teams ではこの告知が頼りです。都合が悪いお客様は事前に返信をくれます。
• 録音しないので告知文は要らない：送る前に消してください。AI ノートテイカーを使わなくても、最初は入っています。
• Google Meet を発行したのに、この案内も必要？：必要です。Google からはお客様に招待が届きません。
• ボタンが無い：活動に日時が入っていません。「編集」で日時を入れてください。
• 送れない：設定 → メール連携 で自分の Gmail を連携してください（「Gmail を連携して送信元アドレスを設定する」）。