自动把日历里的会议导入为活动

概要#

Google 日历里的商谈，不用再一条条手动录成活动。在自己的 Google 日历里，有外部参会者的会议 每 15 分钟会被登记为活动（会议），并按参会者的邮箱地址自动关联联系人・客户・案件。导入的活动和普通活动一样，可以使用会前准备、邀请邮件和会议纪要。

默认关闭。日历是每个人自己的，需要由使用的人在自己的设置里打开。

能做什么・不做什么#

• 能做什么：把有外部人员参加的会议登记为活动（会议）／按参会者邮箱关联联系人・客户・案件／跟随日历的变更（日期时间・标题・地点・会议链接・参会者）更新活动／日历里取消・删除・拒绝的会议，其活动也会取消／用「立即导入」马上导入／在会前准备里显示参会者一览。
• 不做什么：不导入私密日程、全天日程，以及只有公司内部人员的会议。没有在「导入的日历」里选择的自己的日历、别人拥有的共享日历，以及 Outlook・Microsoft 365 的日历不在范围内。也不导入 Bookmi 写入的日程。不会覆盖或取消自己创建的活动。

操作步骤#

1. 在 设置 → Google 日历 里连接。连接后，卡片里会出现「会议导入」。
2. 打开 将有外部人员参加的会议导入为活动。之后每 15 分钟导入一次前一天到 14 天后的日程。
3. 商谈放在其他日历里时，在 导入的日历 里也勾选那个日历（仅限自己拥有的日历，默认只有主日历）。详见选择导入会议的日历。
4. 想马上导入就点 立即导入，会提示「已导入 N 条（更新 N 条）」。
5. 在活动管理里确认导入的活动。导入的活动上会显示「从日历导入」。
6. 在活动详情的「会前准备」查看「参会者」，「未登记」的人点 添加为联系人 登记。这条活动的客户・联系人请在「编辑」里关联。

画面说明#

• 会议导入（设置 → Google 日历）：导入开关、AI 记录员自动加入的开关（仅限配置了录音机器人的环境）、导入的日历、「上次导入」时间、最近的错误、「立即导入」。
• 「立即导入」只有在导入开关打开时才能点。
• 参会者（会前准备）：外部人员逐个显示，已关联联系人的可以点名字打开。点「未登记」的人旁边的 添加为联系人，会打开已填好邮箱和姓名的新建联系人画面，保存后从下次导入起自动关联。公司内部人员合并显示为「公司内部 n 人」。
• 会前准备只在已计划・进行中的活动上显示，参会者一览也在那里看。

关联规则#

• 参会者的邮箱和联系人一致时，关联这个联系人及其所属客户。
• 不一致时，如果邮箱的域名和客户的网站或邮箱域名一致、而且只有 1 家客户符合，就关联这家客户。Gmail・Yahoo・手机运营商等免费邮箱的域名不用来推断客户。
• 案件只在这家客户的进行中案件恰好只有 1 件时关联。
• 会议室不算作参会者。
• 关联只在导入时做一次。之后人工修改过的客户・案件，下次导入不会改回去。

导入之后#

• 同一场 Google 会议在公司内只生成一条活动。同事先导入了，就不会再给你生成（由那位同事负责）。
• 导入的活动在「已计划」期间，会跟着日历的变更（日期时间・标题・地点・会议链接・参会者）更新；变为已完成・已取消后不再变化。
• 日历里的日程被删除・取消，或自己拒绝了邀请时，活动也会取消（AI 记录员的预约也会取消）。
• 在活动管理里删除导入的活动后，这场会议以后不会再导入。

常见问题#

• 公司内部的会议也会变成活动吗？：不会。只导入有外部参会者的会议，私密和全天的日程也不导入。和员工邮箱同域名的人按公司内部处理。
• 客户没有关联到联系人：参会者的邮箱还没有登记为联系人，或者无法从域名确定唯一的客户。在会前准备点「添加为联系人」登记，这条活动请在「编辑」里选择客户・联系人。之后导入的会议会自动关联。
• 改了活动的日期时间却被改回去了：导入的活动在「已计划」期间以 Google 日历为准。日期时间和标题请在 Google 日历里改。
• 和同事参加同一场会议，自己却没有活动：同一场会议在公司内只生成一条，请看先导入的同事的活动。
• 导入了不需要的会议：删除那条活动即可，以后不会再导入这场会议。
• Outlook 日历可以吗？：目前不支持。范围是 Google 日历中在「导入的日历」里选择的自己的日历。
• Bookmi 写入的日程会被导入吗？：不会。Bookmi 写入 Google 日历的日程会被跳过。
• 「立即导入」点不了：导入开关是关闭的，请先打开。
• 找不到这个设置：只有连接了 Google 日历时才显示。
• 还想录音：请看「让 AI 记录员自动加入已导入的会议」。