カレンダーの会議を自動で活動に取り込む

概要#

Google カレンダーに入っている商談を、1 件ずつ活動として打ち直す必要はありません。自分の Google カレンダーの予定のうち、社外の参加者がいる会議 を 15 分ごとに活動（会議）として登録し、参加者のメールアドレスから連絡先・顧客・案件を自動で紐づけます。取り込んだ活動でも、会前準備・案内メール・議事録はふつうの活動と同じように使えます。

最初はオフです。カレンダーは一人ひとりのものなので、使う人が自分の設定でオンにします。

できること・しないこと#

• できること：社外の人が参加する会議を活動（会議）として登録する／参加者のメールアドレスで連絡先・顧客・案件に紐づける／カレンダーの変更（日時・件名・場所・会議リンク・参加者）に合わせて活動を更新する／カレンダーで取消・削除・辞退した会議の活動を取消にする／「今すぐ取り込む」ですぐ取り込む／会前準備に参加者の一覧を出す。
• しないこと：非公開の予定、終日の予定、社内の人だけの会議は取り込みません。「取り込むカレンダー」で選んでいない自分のカレンダー、ほかの人がオーナーの共有カレンダー、Outlook・Microsoft 365 のカレンダーは対象外です。Bookmi が書き出した予定も取り込みません。自分で作った活動を上書き・取消しすることはありません。

手順#

1. 設定 → Google カレンダー で連携します。連携すると、カードの中に「会議の取り込み」が出ます。
2. 社外の人が参加する会議を活動として取り込む をオンにします。以後、15 分ごとに、前日から 14 日先までの予定が取り込まれます。
3. 商談を別のカレンダーに入れているときは、取り込むカレンダー でそのカレンダーにもチェックを入れます（自分がオーナーのカレンダーだけ。最初はメインのカレンダーだけです）。詳しくは 会議を取り込むカレンダーを選ぶ を見てください。
4. すぐに取り込みたいときは 今すぐ取り込む を押します。「N 件を取り込みました（更新 N 件）」と表示されます。
5. 活動管理で、取り込まれた活動を確認します。取り込んだ活動には「カレンダーから取り込み」と表示されます。
6. 活動詳細の「会前準備」で「参加者」を確認し、「未登録」の人は 連絡先に追加 で登録します。この活動の顧客・連絡先は「編集」で紐づけます。

画面の見方#

• 会議の取り込み（設定 → Google カレンダー）：取り込みのスイッチ、AI ノートテイカーの自動参加のスイッチ（録音ボットを設定した環境だけ）、取り込むカレンダー、「最終取り込み」の日時、直近のエラー、「今すぐ取り込む」。
• 「今すぐ取り込む」は、取り込みのスイッチがオンのときだけ押せます。
• 参加者（会前準備）：社外の人は 1 人ずつ表示され、連絡先に紐づいていれば名前から開けます。「未登録」の人の 連絡先に追加 を押すと、メールアドレスと名前が入った連絡先の新規作成画面が開きます。保存すると、次の取り込みから自動で紐づきます。社内の人は「社内 n 名」にまとめて表示されます。
• 会前準備は予定・進行中の活動にだけ表示されるので、参加者の一覧もそこで見ます。

紐づけの決まり#

• 参加者のメールアドレスが連絡先と一致すれば、その連絡先と、連絡先の顧客に紐づけます。
• 一致しなければ、メールアドレスのドメインが顧客のウェブサイトかメールアドレスのドメインと一致し、しかもそれが 1 社だけのとき、その顧客に紐づけます。Gmail・Yahoo・携帯キャリアなどのフリーメールのドメインからは顧客を推定しません。
• 案件は、その顧客の進行中の案件が 1 件だけのときに紐づけます。
• 会議室は参加者に数えません。
• 紐づけは取り込んだときの 1 回だけです。あとから人が直した顧客・案件を、次の取り込みで戻すことはありません。

取り込んだあとの動き#

• 同じ Google の会議は、会社で 1 件の活動にまとめます。同僚が先に取り込んでいれば、自分の分は作りません（その同僚が担当になります）。
• 取り込んだ活動は「予定」のあいだ、カレンダーの変更（日時・件名・場所・会議リンク・参加者）に合わせて更新されます。完了・取消にしたあとは変わりません。
• カレンダーで予定が削除・取消されたとき、または自分が辞退したときは、活動も取消になります（AI ノートテイカーの予約も取り消します）。
• 取り込んだ活動を活動管理で削除すると、その会議は以後取り込まれません。

よくある質問#

• 社内の打ち合わせまで活動になってしまわない？：なりません。社外の参加者がいる会議だけを取り込みます。非公開・終日の予定も取り込みません。社員のアドレスと同じドメインの人は社内として扱います。
• お客様が連絡先に紐づかない：参加者のメールアドレスが連絡先に登録されていないか、ドメインから顧客が 1 社に決まりませんでした。会前準備の「連絡先に追加」で登録し、この活動は「編集」で顧客・連絡先を選んでください。次に取り込む会議からは自動で紐づきます。
• 活動の日時を直したのに元に戻った：取り込んだ活動は「予定」のあいだ、Google カレンダーの内容に合わせます。日時や件名は Google カレンダーで直してください。
• 同僚と同じ会議に出るのに、自分の活動が無い：同じ会議は会社で 1 件にまとめます。先に取り込んだ同僚の活動を見てください。
• 要らない会議が取り込まれた：その活動を削除してください。以後、その会議は取り込まれません。
• Outlook のカレンダーは？：今は対応していません。Google カレンダーのうち、「取り込むカレンダー」で選んだ自分のカレンダーが対象です。
• Bookmi が書き出した予定まで取り込まれない？：取り込まれません。Bookmi が Google カレンダーに書き出した予定は読み飛ばします。
• 「今すぐ取り込む」が押せない：取り込みのスイッチがオフです。先にオンにしてください。
• 設定が見当たらない：Google カレンダーを連携しているときだけ表示されます。
• 録音もしたい：「取り込んだ会議に AI ノートテイカーを自動で参加させる」を見てください。