連絡先をまとめて取り込む（Eight・Sansan・Excel）

開き方#

• 連絡先 一覧の右上の インポート（パソコンの画面）
• または「データ移行」の 連絡先（名刺） タブ

取り込めるのは「取引先・連絡先」を使える人です。

用意するファイル#

どこから移行しますか で取込元を選ぶと、その書き出し方が表示されます。

• Eight：Eight（パソコン版）で、取り込みたい名刺のデータを CSV でダウンロードします（Eight Premium・Eight Team の機能です）。書き出したファイルはそのままアップロードできます。
• Sansan：取り込みたい名刺を絞り込んでから、名刺データを CSV でダウンロードします。ダウンロードできる権限は Sansan の管理者に確認してください。
• その他の CSV / Excel：1 行目が見出しの一覧（氏名、または姓が必須）。テンプレート（CSV）をダウンロード から始めると確実です。

ファイルは CSV・テキスト・Excel（.xlsx / .xls）で 20MB まで。Shift_JIS・UTF-8 のどちらでも読み込めます。

読み取る列#

見出しの名前で自動的に判断します。Eight・Sansan の見出しの違いにも対応しています。

• 氏名：「姓」「名」の列。無ければ「氏名」を空白で姓と名に分けます（空白が無ければ全部を姓にします）。
• フリガナ：「セイ」「メイ」、または「フリガナ」。
• 会社・部署・役職：「会社名」「部署名」「役職」。
• メール：「メールアドレス」「e-mail」など。1 つの欄に複数あるときは最初の 1 つ。
• 電話：「TEL直通」→「TEL部門」→「TEL会社」の順で 1 つを電話に、「携帯電話」は携帯に。
• 住所：「郵便番号」「住所」（都道府県も切り分けます）。
• メモに入るもの：「FAX」「URL」「名刺交換日」「備考」。
• 担当者（自社）：「名刺所有者」「担当者」。同じ名前の社員を担当者にします。

見出しが見つからないときは「列を割り当ててください」と表示されます。どの列が何かを選んで この割り当てで読み直す を押します。

取り込みの流れ#

1. 取込元を選び、同じ人（同じメールアドレス、または同じ会社・同じ氏名）が既にいるとき の扱いを選びます。取り込まない（既存のまま） か 既存の空欄だけ埋める です。
2. ファイルをドロップするか ファイルを選ぶ で選び、読み込んで確認する を押します。この時点では、まだ何も登録されません。
3. 確認画面で、新しく作る顧客 と 登録済みと重複 の件数、行ごとの注意・エラーを確認します。まだ登録されていない会社には「（新規）」が付きます。
4. 取り込む（○ 件） を押します。件数が多いときは数分かかります。途中で画面を閉じても、「これまでの取込」から開き直せば続きから取り込めます。
5. 終わったら 連絡先一覧を開く で確認します。

取り込まれ方#

• 取引先：会社名で既存の取引先を探します（㈱ と 株式会社、全角・半角の違いは同じ会社として扱います）。無ければ取引先を新しく作り、名刺の住所・代表電話・URL も入れます。同じファイルに同じ会社が何度出てきても、作るのは 1 社だけです。
• 重複：同じメールアドレス、または同じ会社の同じ氏名の連絡先が既にあれば、選んだ扱いに従います。「空欄だけ埋める」でも、入っている値（部署・役職など）は上書きしません。同じファイルの中で同じ人が 2 回出てくると、2 回目は飛ばします。
• ほかの人の非公開の連絡先：同じ人がほかのメンバーの「自分だけに表示」の連絡先として登録されているときは、名前を出さずに飛ばします（作りも埋めもしません）。
• 担当者：「名刺所有者」「担当者」の名前が社員と一致すればその人、一致しなければ取り込んだ人が担当者になります。

取り消す#

取込が終わった画面の この取込を取り消す で、この取込で新しく作った連絡先をまとめて削除できます。

• 空欄を埋めただけの既存の連絡先と、新しく作った取引先は残ります。
• 案件・活動・メールが付いた連絡先があるときは取り消せません。その連絡先は個別に整理してください。

よくある質問#

• 列がずれて読み込まれた：見出しの名前によっては、別の項目に当たることがあります。確認画面で気づいたら 破棄 して、見出しを直すかテンプレートに合わせてから読み込み直してください。
• 同じファイルをもう一度読み込んだ：「このファイルは ○ に取り込み済みです」と表示されます。取り込んでも、同じ人は飛ばされます（または空欄だけ埋まります）。
• 「メールアドレスの形式が違う」と出た：その行はメールアドレスを空欄にして取り込みます。