営業活動・行先予定・休暇を Google カレンダーに書き出す

概要#

Bookmi に登録した自分の営業活動・行先予定・休暇を、Google カレンダーに書き出します。スイッチを入れると今後 30 日分をすぐに書き出し、その後は予定を登録・変更するたびに反映します。Bookmi で日時を変えれば Google の予定も変わり、取消・削除すれば Google からも消えます。Google カレンダーにもう一度入力する必要はありません。

書き出しは Bookmi から Google への一方向です。Google カレンダー側で編集しても、Bookmi には戻りません。

手順#

1. 設定 → Google カレンダー で、「予定の書き出し」を開きます（Google カレンダーを連携しているときだけ表示されます）。
2. 「営業活動の予定（訪問・会議・デモなど）」「行先予定（外出・直行直帰・出張・在宅など）」「休暇（Google カレンダーの「不在」として）」のうち、書き出すものをオンにします。
3. 「設定を保存しました。今後 30 日分の N 件を書き出します」と表示されます。書き出しは順に進むので、少し待ってから Google カレンダーで確認してください。
4. あとは Bookmi で予定を登録・変更するだけです。日時の変更・取消・削除も Google に反映されます。

何が書き出されるか#

営業活動の予定#

• 対象：自分が担当で、種類が訪問・現地・会議・デモ・来訪・その他、日時が入っていて、状態が予定・進行中・完了の活動。
• Google の予定：タイトルは「訪問：件名」のように種類と件名。開始は活動の日時、終了は所要時間ぶんあと（未入力なら 60 分）。場所も入ります。

行先予定#

• 対象：自分の外出・直行・直帰・出張・在宅・在社などの行先予定（取消したものは除きます）。
• Google の予定：タイトルは「外出：タイトル」のように区分とタイトル。終日の行先予定は終日の予定になり、Google では「空き」として扱われます（在宅や出張で 1 日の空き時間がふさがらないように）。時刻の入った行先予定は「予定あり」になります。

休暇#

• 対象：自分の休暇（休暇申請が承認されて行先予定に入ったものを含みます）。
• 書き出し先がメインのカレンダーなら、Google カレンダーの「不在」として入ります。半休は午前・午後の時間帯で入ります。会議の招待を自動で断ることはありません（断るかどうかは Google カレンダーで決めてください）。
• メインのカレンダー以外に書き出すとき、またはアカウントが「不在」を使えないとき（個人の Gmail など）は、「有給休暇」のような区分名の終日の予定になります。

書き出さないもの#

• 電話・IM・メールの活動、キャンセル・未訪問の活動、契約日などの目印の予定。書き出したあとでこうなったものは、Google から削除します。
• Google Meet を発行した活動と、カレンダーから取り込んだ活動。予定はもともと Google カレンダーにあるので、二重になりません。書き出したあとで Google Meet を発行すると、書き出した予定は削除され、Meet の予定 1 つになります。
• ほかの人が担当の活動。担当者を替えると、前の担当者の Google カレンダーから削除され、新しい担当者のカレンダーに入ります（新しい担当者が書き出しをオンにしている場合）。
• 終わりが 30 日より前の予定は、新しくは書き出しません。

画面の見方#

• 3 つのスイッチ：営業活動・行先予定・休暇を別々にオン・オフできます。オフにすると、その区分で書き出した予定は Google から削除されます。
• 書き出し先：どのカレンダーに書き出すか（書き出し先を選ぶ・Bookmi 専用のカレンダーを作る）。
• 最終書き出し：最後に書き出した日時。書き出せなかったときは、その理由が赤字で表示されます。
• 今後 30 日分を書き出す：オンの区分について、今日から 30 日分をもう一度書き出します。内容が変わっていない予定は書き直しません。スイッチがすべてオフのときは押せません。
• 「Google カレンダーに予定を作る許可がオフになっています」と表示されたら、カードの「再連携」からすべての項目を許可してください。

よくある質問#

• オンにしたのに Google に出てこない：少し待ってから Google カレンダーを再読み込みしてください。自分が担当の予定か、今日から 30 日以内か（それより先の予定は登録・変更したときに書き出されます）、書き出し先のカレンダーが Google カレンダーで非表示になっていないかも確かめてください。
• Google カレンダーで時間を直したのに Bookmi が変わらない：書き出しは一方向です。Bookmi で直してください。次に Bookmi でその予定を変えると、Google の予定は Bookmi の内容で上書きされます。
• Google で予定を消してしまった：消えたのはその予定だけで、書き出しは止まっていません。Bookmi でその予定を変更するか「今後 30 日分を書き出す」を押すと、また作られます。書き出しを止めたいときはスイッチをオフにしてください。
• お客様に通知が行かない？：行きません。書き出した予定には参加者を付けず、招待も送りません。
• 同僚に営業予定の中身が見える？：あなたの Google カレンダーの共有設定によります。書き出すのは「種類：件名」と場所だけで、社内メモは書きません。気になるときは Bookmi 専用のカレンダーに書き出し、共有を別に設定してください。
• 電話やメールの活動が書き出されない：仕様です。訪問や会議など、時間をふさぐ種類だけを書き出します。
• 休暇が「不在」ではなく終日の予定になった：書き出し先がメインのカレンダーではないか、Google アカウントが「不在」に対応していません（個人の Gmail など）。
• Google Meet の会議が 2 つ並ばない？：並びません。Google Meet を発行した活動は書き出しません。