オンライン会議と議事録でできること

概要#

オンライン商談の「前」と「後」を、営業の活動 1 件の中でそろえる機能です。会議リンクと案内メールで当日を迎え、会前準備で前回の続きを確認し、会議のあとは文字起こしから AI が議事録の候補を作ります。人が確認して「確定して反映」を押すと、タスク・次回アクション・案件のステージが一度に更新されます。

できること・しないこと#

できること#

• 会議リンク：Google Meet・Zoom・Teams の URL を活動に保存します。リンクが無ければ、自分の Google カレンダーで Google Meet のリンクを発行できます（「会議リンクを登録する・Google Meet を発行する」）。
• 案内メール：日時・所要時間・会議リンク・議題に、録音と AI 議事録の告知文まで入ったメールを 1 クリックで作ります（「会議の案内メールを送る」）。
• 会前準備：顧客・案件・BANT、最近の活動、未完了タスク、前回の議事録、最近のメールが活動詳細の 1 枚にそろいます。ホームの「今週の予定」の「準備」からも開けます。
• 議事録の AI 抽出：Zoom・Google Meet・Teams の文字起こしを貼るかファイルを選び、「AI で抽出」を押します。要約・決定事項・次のアクション・ステージの提案などが候補として並びます。
• 確認して反映：候補を直し、反映する項目にチェックを入れて「確定して反映」。タスクの作成、活動と案件の次回アクション、案件のステージ変更が 1 回で済みます。
• 顧客向け議事録とお礼メール：AI が下書きを用意し、宛先・件名・本文が入ったメール画面から送れます。
• 洞察テンプレート：AI に何を聞き出させるかを、BANT・SPICED・初回ヒアリング・フォローアップのプリセットや自社のテンプレートで決めます。
• AI ノートテイカー：会議の時間に入室して録音・文字起こしし、終わると議事録の候補まで自動で用意します（録音ボットを設定した環境のみ）。
• カレンダーからの取り込み：自分の Google カレンダーの、社外の人が参加する会議を活動として自動で登録できます（各自が設定でオンにします）。

しないこと#

• 会議そのものは開きません。会議は Google Meet・Zoom・Teams で行い、Bookmi はその前後を受け持ちます。
• AI が勝手に書き換えることはありません。「確定して反映」を押すまで、活動の内容・次回アクション・案件・タスクは変わりません。
• 勝手に録音しません。AI ノートテイカーは最初はオフで、会議ごとにオンにします（カレンダーの取り込みで自動参加を設定した場合を除きます）。
• 録音・動画のファイルは受け付けません。対面の商談は Notta などで文字にしてから貼ってください。
• Google Meet のリンクを発行しても、Google からお客様へ招待は届きません。案内メールで知らせます。

手順#

1. 会議の活動を作ります。「カテゴリ」は「会議」か「デモ」にし、日時と連絡先を入れます。
2. 会議リンクを貼るか、活動詳細の「Google Meet のリンクを発行」を押します。
3. 活動詳細の右上「案内メールを作成」で、お客様に案内を送ります。
4. 会議の前に、活動詳細の「会前準備」を開きます。
5. 会議のあと、「議事録」カードに文字起こしを貼り、「AI で抽出」を押します。
6. 候補を直し、反映する項目にチェックを入れて「確定して反映」を押します。
7. 「顧客向け議事録」の「メールで送る」と「お礼メールを作成」で、お客様に送ります。

画面の見方#

• 活動管理（左メニュー）：活動の一覧です。会議リンクのある活動は件名の下にリンクが出て、そのまま会議に入れます。AI ノートテイカーが録音中・予約済の活動には「録音中」「録音予約済」が付きます。
• 活動詳細の左側：「活動情報」（会議リンク）、「AI ノートテイカー」、「関連情報」、「会前準備」。
• 活動詳細の右側：「活動内容」と「議事録」カード。議事録には「下書き」（AI の候補）と「確定」（反映済み）の 2 つの状態があります。

よくある質問#

• AI が案件のステージを勝手に変えることは？：ありません。AI は候補を出すだけで、ステージの変更は最初はチェックが外れています。「確定して反映」を押したとき、チェックを入れた項目だけが反映されます。
• 確定すると活動はどうなる？：予定・進行中の活動は「完了」になります。議事録を確定した＝会議は終わった、という考え方です。
• 費用は？：「AI で抽出」は AI ポイントを使います。会前準備・Google Meet の発行・案内メールはポイントを使いません。AI ノートテイカーの録音・文字起こしは、現在ご請求していません。
• 録音しないと使えない？：いいえ。会議ツールの文字起こしを貼るだけで使えます。AI ノートテイカーは任意です。
• 録音するときの注意は？：事前にお客様へ告知するのが礼儀です（日本の商習慣）。案内メールに告知文が入っています。