不動産の反響メール返信文例：初回返信・来店誘導・成約済みの代替提案
目次
ポータルサイトや自社サイトから届いた反響に、どんな文面で返信するか。毎回ゼロから書くと時間がかかり、担当者によって内容にばらつきも出ます。
この記事では、不動産仲介の反響メールへの返信を、初回返信・内見や来店への誘導・物件が成約済みだったときの代替提案・夜間や休日の返信という場面ごとに、そのまま使える文例としてまとめました。件名と署名のひな形、送る前のチェックリストも載せています。
結論から言うと、反響への返信で大切なのは「速く返す」「聞かれたことに最初に答える」「次の一歩をひとつだけ示す」の 3 つです。文例を社内のテンプレートにしておけば、誰が返信しても同じ品質で、すぐに送れます。
反響への返信の基本：押さえるポイントと件名・署名
初回返信で押さえる 5 つのこと
不動産情報サイト事業者連絡協議会（RSC）の「不動産情報サイト利用者意識アンケート」（2025 年 10 月発表、物件を契約した人 144 人の回答）によると、契約までに問い合わせた不動産会社は平均 3.5 社でした。お客様は、複数の会社の返信を見比べています。
同じ調査で、不動産会社の対応に満足した点の 1 位は「問合せに対するレスポンスが早かった」（71.5%）。不満だった点の上位には「問合せをしたら、『その物件はもうない』と言われた」（18.1%）、「問合せへの回答が的を射ていなかった」（17.4%）、「問合せをしたら返答が遅かった」（16.0%）が並びます（いずれも複数回答）。ここから、初回返信で押さえることは次の 5 つに整理できます。
| 押さえること | 具体的には |
|---|---|
| 1. 速く返す | 物件の確認に時間がかかるときも、まず受付の連絡を送る |
| 2. 聞かれたことに最初に答える | 空室状況・内見の可否・費用など、質問への答えを冒頭に書く |
| 3. 物件の状況は確認してから書く | 空室かどうかを推測で書かない。成約済みなら正直に伝える |
| 4. 次の一歩をひとつだけ示す | 内見の候補日を 2〜3 つ挙げるなど、返事をしやすくする |
| 5. 誰が担当か分かるようにする | 担当者名・連絡先・会社情報を署名に入れる |
返信までの目標時間は、社内で決めておくのがおすすめです。「営業時間内は受信から○分以内」のように決め、実際にかかった時間を記録していくと、改善の手がかりになります。
件名と署名のひな形
件名は、ひと目で「どの会社から」「何の件か」が分かるようにします。お客様は複数の会社とやり取りしているので、会社名と物件名を入れるのが基本です。
| 場面 | 件名の例 |
|---|---|
| 初回返信 | 【会社名】「【物件名】」へのお問い合わせありがとうございます |
| 空室の確認中 | 【会社名】「【物件名】」の空室状況を確認しております |
| 内見の日程 | 【会社名】「【物件名】」ご内見の日程についてのご相談 |
| 成約済みの連絡 | 【会社名】「【物件名】」の状況と、条件の近い物件のご案内 |
署名には、会社名・担当者名・連絡先・営業時間を入れます。以下の文例では、末尾の「（署名）」の位置にこの署名を入れてください。
例文：メールの署名
―――――――――――――――――― 【会社名】 【店舗名】 担当：【担当者名】 〒【郵便番号】 【住所】 TEL：【電話番号】（営業時間 【営業時間】／定休日 【定休日】） Mail：【メールアドレス】 宅地建物取引業免許：【免許番号】 ――――――――――――――――――
送る前のチェックリスト
- 宛名とお名前の漢字、物件名・号室を取り違えていないか（前のメールの使い回しに注意）
- 賃料・管理費・初期費用・空室状況は、確認した最新の情報か
- 「審査は必ず通ります」のような、断定や根拠のない表現を使っていないか
- 複数のお客様に送るとき、ほかの方のアドレスが宛先や Cc に見えていないか
- 添付した資料が、問い合わせの物件のものか
- 署名に会社名・担当者名・連絡先が入っているか
新着物件のお知らせを続けて送るなど、広告・宣伝のメールを送る場合は、特定電子メール法により原則として事前の同意が必要です。続けてご案内してよいかは、やり取りの中で確認しておきます。詳しくは不動産の追客メール・LINE 例文で解説しています。
初回返信の文例
賃貸：空室が確認できているとき
管理会社に空室を確認できたら、その結果を冒頭に書き、内見の候補日を挙げます。希望条件を聞いておくと、次の提案につなげられます。
例文：反響への初回返信（賃貸・空室あり）
件名：【会社名】「【物件名】」へのお問い合わせありがとうございます 【お名前】様 はじめまして。【会社名】の【担当者名】と申します。 このたびは「【物件名】」についてお問い合わせいただき、ありがとうございます。 先ほど管理会社に確認したところ、【号室】は現在もご入居者を募集中です。 ご内見も可能ですので、ご都合のよい日時をお知らせいただけますでしょうか。 ・【日付】（【曜日】）【時刻】〜 ・【日付】（【曜日】）【時刻】〜 ・【日付】（【曜日】）【時刻】〜 上記以外の日時でも調整いたします。 あわせて、ご入居の希望時期やお探しの条件（エリア・ご予算・間取りなど）を お聞かせいただければ、条件の近いお部屋もご一緒にご案内いたします。 ご不明な点がございましたら、このメールにお気軽にご返信ください。 どうぞよろしくお願いいたします。 （署名）
空室を確認中のとき
管理会社の営業時間外などで、すぐに空室を確認できないこともあります。推測で「空いています」と書かず、確認中であることと、いつ回答するかを伝えます。
例文：反響への初回返信（空室を確認中）
件名：【会社名】「【物件名】」の空室状況を確認しております 【お名前】様 はじめまして。【会社名】の【担当者名】と申します。 「【物件名】」へのお問い合わせ、ありがとうございます。 現在、管理会社に最新の空室状況を確認しております。 【日付】の【時刻】ごろまでに、結果をこのメールでご連絡いたします。 お待ちいただく間に、ご入居の希望時期とご内見の候補日をお知らせいただけましたら、 確認が取れ次第すぐにご案内できるよう準備いたします。 どうぞよろしくお願いいたします。 （署名）
売買：資料請求への返信
例文：反響への初回返信（売買・資料請求）
件名：【会社名】「【物件名】」の資料をお送りします 【お名前】様 はじめまして。【会社名】の【担当者名】と申します。 このたびは「【物件名】」の資料をご請求いただき、ありがとうございます。 物件の概要書と図面を添付いたしましたので、ご確認ください。 周辺の環境や日当たりなど、資料だけでは分かりにくい点は、 現地でご覧いただくのがいちばんです。 ご見学をご希望の場合は、ご都合のよい日時を 2〜3 つお知らせください。 資金計画や住宅ローンについてのご相談も承っております。 ご検討の状況に合わせてご案内いたしますので、お気軽にご返信ください。 （署名）
内見・来店に誘導する文例
お客様から返信があったら、やり取りを内見や来店につなげます。誘導のコツは、来てもらう理由をひとつ添えることと、日時の選択肢を挙げて返事をしやすくすることです。
内見の日程を提案する
例文：内見の日程を提案する
件名：【会社名】「【物件名】」ご内見の日程についてのご相談 【お名前】様 【会社名】の【担当者名】です。ご返信ありがとうございます。 「【物件名】」のご内見について、次の日時でご案内が可能です。 ・【日付】（【曜日】）【時刻】〜 ・【日付】（【曜日】）【時刻】〜 当日は【待ち合わせ場所】で待ち合わせのうえ、お部屋までご案内いたします。 また、ご希望の条件に近い「【物件名2】」も、同じ日にご覧いただけます。 あわせてご内見をご希望の場合は、お知らせください。 ご都合のよい日時をご返信いただければ、こちらで手配いたします。 （署名）
来店でのご相談を提案する
条件がまだ固まっていないお客様には、複数の物件を比べられることや、初期費用の見積もりを出せることを来店の理由として伝えます。
例文：来店でのご相談を提案する
件名：【会社名】お部屋探しのご相談のご案内 【お名前】様 【会社名】の【担当者名】です。 お探しの条件をお知らせいただき、ありがとうございます。 いただいた条件（【エリア】・【ご予算】・【間取り】）で探したところ、 ご紹介できるお部屋がいくつかございます。 一度ご来店いただければ、複数のお部屋を比べながら、 初期費用のお見積もりや、ご入居までの流れもあわせてご説明いたします。 ・【日付】（【曜日】）【時刻】〜 ・【日付】（【曜日】）【時刻】〜 上記のほか、ご都合のよい日時をお知らせください。 （署名）
返事をしやすくする工夫
日時は「いつがよろしいですか」と聞くより、候補を 2〜3 つ挙げたほうが返事をもらいやすくなります。
1 通で伝えることはひとつに絞り、お願いする行動もひとつにします。
物件が成約済み・申込が入っていたときの代替提案
問い合わせの物件がすでに成約していた、先に申込が入っていた、という場面は避けられません。先の調査でも、不満の上位に「その物件はもうないと言われた」がありました。伝え方しだいで、そのあとの印象は変わります。
- 状況は正直に、最初に伝える
- お詫びのひとことを添える
- 代わりの物件は 1〜3 件に絞り、問い合わせの物件との共通点と違いを書く
成約済みの物件の広告は、すぐに取り下げる
物件はあっても実際には取引できない物件の広告は、不動産の表示に関する公正競争規約で「おとり広告」として禁じられています。
成約や申込を知ったら、ポータルサイトや自社サイトの掲載を速やかに取り下げてください。
成約済みで、条件の近い物件を提案する
例文：成約済みの物件への問い合わせに、代わりの物件を提案する
件名：【会社名】「【物件名】」の状況と、条件の近い物件のご案内 【お名前】様 【会社名】の【担当者名】です。 「【物件名】」へのお問い合わせ、ありがとうございます。 大変申し訳ございません。管理会社に確認したところ、 こちらのお部屋はすでにご契約が決まっておりました。 せっかくお問い合わせいただいたのに、ご期待に添えず失礼いたしました。 お問い合わせいただいた条件をもとに、近いお部屋を 2 件お探ししました。 1. 【物件名A】（【最寄り駅】徒歩【分数】分／賃料【賃料】円／【間取り】） 「【物件名】」と同じく【共通点】で、【違い】です。 2. 【物件名B】（【最寄り駅】徒歩【分数】分／賃料【賃料】円／【間取り】） 【共通点】で、【違い】です。 いずれも本日時点でご入居者を募集中で、ご内見も可能です。 ほかに重視される条件がございましたら、お知らせください。 条件に合わせて、あらためてお探しいたします。 （署名）
先に申込が入っているとき
2 番手の申込を受け付けるかどうかは、貸主や管理会社によって異なります。受け付けられることを確認してから伝えます。
例文：先に申込が入っている物件への問い合わせ
件名：【会社名】「【物件名】」の申込状況についてのご連絡 【お名前】様 【会社名】の【担当者名】です。 「【物件名】」へのお問い合わせ、ありがとうございます。 確認したところ、こちらのお部屋には現在、先にお申し込みが入っております。 審査の結果によってはご案内できる可能性がございますので、 ご希望であれば、2 番手としてお申し込みを承ります。 あわせて、条件の近いお部屋もお探しいたします。 ご希望の条件をあらためてお聞かせいただければ、すぐにご案内いたします。 （署名）
夜間・休日の問い合わせへの返信
反響は、お客様の仕事が終わった夜や休日に届くことも多くあります。営業時間外の問い合わせには、次の 2 段階で対応すると、速さと正確さを両立できます。
- 受付の返信：問い合わせを受け付けたことと、いつ回答するかを伝える（自動返信でも構いません）
- 本返信：翌営業日の朝いちばんに、空室状況などを確認して返信する
メールの返信は、お客様が都合のよいときに読めます。気になる場合は、受付の返信だけを夜に送り、本返信は翌朝に送ります。一方で、電話は夜遅い時間を避けます。宅建業法施行規則 16 条の 12 は、勧誘の際に迷惑を覚えさせるような時間に電話・訪問することを禁じています。
営業時間外の受付返信（自動返信にも使える）
例文：営業時間外の受付返信
件名：【会社名】お問い合わせを受け付けました 【お名前】様 【会社名】です。お問い合わせいただき、ありがとうございます。 本日の営業は終了しております。 いただいた内容は担当者が確認し、【翌営業日】の【時刻】ごろまでにご連絡いたします。 ご内見の希望日時がお決まりでしたら、このメールにご返信ください。 翌営業日に、そのご希望を優先して確認いたします。 ※営業時間は【営業時間】、定休日は【定休日】です。 （署名）
定休日明けの本返信
例文：定休日明けの本返信
件名：【会社名】「【物件名】」へのお問い合わせについて 【お名前】様 【会社名】の【担当者名】です。 定休日のため、ご返信が本日になりましたことをお詫び申し上げます。 本日、管理会社に確認したところ、「【物件名】」【号室】は現在もご入居者を募集中です。 ご内見は、次の日時でご案内が可能です。 ・【日付】（【曜日】）【時刻】〜 ・【日付】（【曜日】）【時刻】〜 ご都合のよい日時をお知らせください。どうぞよろしくお願いいたします。 （署名）
LINE で届いた問い合わせへの返信
LINE は 3〜4 行程度の短い文面にし、詳しい資料はメールや URL で送ります。
例文：LINE での初回返信
【お名前】様、【会社名】の【担当者名】です。 お問い合わせありがとうございます。 「【物件名】」は現在もご内見いただけます。 ご都合のよい日時を 2〜3 つ教えていただけますか。
Bookmi でできること
Bookmi では、反響の受付から返信、その後の追客までを同じ管理画面で扱えます。
- 担当者の割り当て：反響・リードの「未割当」から担当者を選んで割り当てると、担当者に通知が届きます（反響・リードを受けて担当者に割り当てる）
- テンプレート：この記事の文例をメッセージテンプレートとして登録しておけば、メール作成画面で選ぶだけで件名と本文が入ります。お客様の姓などは変数で差し込めます
- 送る前の確認：本文の宛名が宛先の方と違うなど、取り違えのおそれがあるときは送信前に確認が出ます。送った直後なら取り消せます
- 候補日時を入れる：自分の予定と重ならない日時を選んで、本文に入れられます。候補は明日から 10 営業日（土日・祝日を除く）の 10 時〜18 時から出るので、土日の内見を提案するときは書き足してください（日程調整の候補日時を本文に入れる）
- AI で返信の下書き：お客様のメールと伝えたいことから、返信の下書きを作れます。メールに書かれていない日付や金額は【要確認】と入るので、確認してから送ります
- 予約送信と、返信がなければ通知：夜に書いたメールを、翌朝の時刻を指定して送れます。返信がないまま 3・5・7 日たつと、朝 9 時に通知が届きます
- LINE：営業時間外の自動返信、最初の質問への AI の回答（登録したナレッジの範囲）、30 分返信が無いときの再通知があります（営業時間外の自動返信）
- 返信までの時間を見る：お客様のメールを受けてからこちらが返すまでの時間（中央値）を、担当者ごとに確かめられます
プランにより利用できる機能が異なります。詳しくは不動産会社向けのページをご覧ください。無料トライアルもあります。
よくある質問
反響への初回返信は、何分以内に送ればよいですか？
決まった基準はありませんが、お客様は複数の会社に問い合わせて、返信を見比べています。RSC の調査（2025 年 10 月発表）でも、満足した点の 1 位は「レスポンスの早さ」でした。物件の確認に時間がかかるときもまず受付の連絡を送り、社内で目標時間を決めて記録していくのがおすすめです。
自動返信だけで済ませてもよいですか？
自動返信は「受け付けました」「いつ回答するか」を伝えるためのものです。空室状況や内見の可否など、お客様が知りたいことには答えられないため、自動返信のあとに担当者の本返信を必ず送ります。
問い合わせの物件がすでに成約していたら、どう伝えればよいですか？
最初に正直に伝えてお詫びし、条件の近い物件を 1〜3 件、共通点と違いを添えて提案します。あわせて、掲載中の広告はすぐに取り下げます。成約済みの物件を載せ続けると、おとり広告に当たるおそれがあります。
返信がないお客様には、いつ 2 通目を送ればよいですか？
初回返信から数日あけて、別の候補日や条件の近い物件など、前回とは違う情報を添えて送ります。頻度とタイミングの考え方は、不動産の追客メール・LINE 例文で詳しく解説しています。
まとめ
反響への返信では、速さと正確さの両方が求められます。受付の連絡で速さを確保し、空室状況などは確認してから本返信で伝える。聞かれたことに最初に答え、次の一歩はひとつだけ示す。成約済みのときは正直に伝え、条件の近い物件を提案する。この記事の文例を社内のテンプレートにしておけば、誰が対応しても同じ品質で返信できます。